预算是一个很好的管理工具,它和考核相结合能发挥出巨大的威力,对打造现代化公司管理机制和具有效率的组织文氛围具有重大意义。在财务预算中,服装软件预算也是一份长久的财务规划。
一般而言,IT预算应该包括两方面的内容:一是运行原有信息化系统需要的日常基础费用,另一个是计划上线新的服装管理软件等应用软件及基础设施升级的费用。对于信息化实施较为成熟的企业来说,大部分IT预算用于日常维护,经常占到了总额的80~90%。相对比较少的一部分资金用于新的投资或者初始化投资。当然,这并非绝对。比如,对于目前大部分信息化基础较弱中小企业,其中IT预算有很大一部分是用于新系统上线和人员的培训。另外,很多大型企业正面临提升供应链管理水平或商业智能,例如实施SCM和CRM系统或BI或进销存系统,以大大提高他们供应链反应能力或改变客户体验等,而上线这些系统需要建立大型的数据库和存储设备等,因此,上线新系统可能在某时间段内的投入也会非常大。
无论是日常费用,还是上线新应用的费用,事实上,再把IT预算从费用类别进行细分,不外乎软件、硬件、安全、咨询、维护和培训等六大类,而每部分所占的比例与公司所处的行业类别及信息化所处阶段有关。特别一提的是培训费用。目前来看,培训费用是一项容易被低估的项目。一般来说稍有IT项目实施经验的人都不会完全忽视培训费用,但往往会低估培训费用。培训费用之所以高是因为信息化并不只是买些硬件、上套服装管理软件等管理系统那样简单。事实上,除了学习服装管理软件等管理系统操作外,几乎每个员工都必须学一套全新的流程,同时要求管理上配合做许多改变。因此,秘奥软件认为企业要对各部门参与人员进行信息化知识培训,使大家对未来信息化的系统功能和预期可能达到的效果形成共识。这种改变所需的费用必须包含在培训费用预算之内。
中国大部分企业都有着"重硬轻软"的习惯,而现在有些企业硬软件两者投入几乎持平,且在服装管理软件等管理系统投资中维护的成本正在逐年递增,这也是IT建设从起步阶段迈向成熟阶段的重要标志之一。
如何进行软件、硬件、安全、咨询、维护和培训等不同项目的预算配比,需要依不同企业而异。秘奥软件认为,对CIO而言,做IT预算的原则或核心挑战在于如何有效制定IT年度计划。IT年度计划是IT预算的基础,而业务需求则是IT年度计划的根本所在。IT预算一般要在业务部门都报完预算后做出,因为这样才能很明确地知道哪些业务需要IT技术的支撑。在制定预算之前,CIO要与业务部门有效沟通(在案例中也没有看到CIO陆辉与各业务部门进行沟通),从而正确制定出满足企业业务、管理发展的IT规划。虽然企业IT建设难免会有临时性变化,但相对而言,大方向是不变的,因此企业在做每年IT预算的同时,应该对中期IT规划有所考虑和准备,这样工作才能摆脱就事论事的局限。当然,如果企业已经有一份成熟的IT总体规划,这对于CIO把握IT投资重点、制定科学细致的IT预算更为有利。由此可见,为了尽可能地将IT规划做准确,CIO必须把握两方面的脉搏:一是IT技术(如服装管理软件技术、服装进销存系统技术、CRM系统技术等行来管理软件技术)的发展趋势,二是企业的战略方向。